Biuro na plaży – Narzędzia do pracy zdalnej?

Zainspirowany przez mojego tatę, Richarda Bransona, Tima Ferrisa i Alexa Barszczewskiego już trzy razy, w okresie grudzień-styczeń, przeniosłem biuro na plażę.

To nie był zwykły urlop, podczas każdego zimowania (odpowiednio ponad 5, 5 i 7 tygodni) prowadziłem dalej Active Strategy. Dziś chcę podzielić się moimi doświadczeniami z tych wyjazdów. Pewnie nie jest to odkrycie Ameryki, ale mam nadzieję, że pomoże Wam zwiększyć efektywność pracy na odległość.

 

Moja praca zdalna  - kilka kluczowych warunków

1. Mam rozproszony zespół – każdy konsultant/trener pracuje ze swojego biura/ domu lub u klienta. Nawet jak jestem w Polsce rzadko spotykamy się w całym gronie, więc praca zdalna to nasza codzienność.

2. Podczas zimowania pracuję średnio 2-6 godzin dziennie, w tym rzadko więcej niż 2h ciągiem.

3. Zarówno na Fuertaventurze jak i Gran Canarii trudno było o szybki internet, nie zawsze był dostępny w apartamencie czy nawet kompleksie, a jak był to rzadko stabilny. Wymagało to często pracy offline i spaceru do najbliższego wifi lub hot spot.

 

Czego, przy tych warunkach, używam do pracy?

Sprzęt

1. Laptop

Od wielu lat wolę małe i lekkie (13-14") - mniej noszenia, łatwiej zapakować w mały plecak. Wbudowana kamera bardzo przydaje się przy wideokonferencjach. Wbudowany mikrofon używam tylko w ostateczności, bo pisanie na klawiaturze jest mocno słyszalne dla drugiej strony. Najczęściej i tak potrzebne są słuchawki z zewnętrznym mikrofonem. Bateria powinna pozwalać na pracę bez ładowania min. 3h z włączoną kamerą, słuchawkami i dużą jasnością ekranu (przy pracy w słońcu). Obecnie mam model, który ma mało wydajne chłodzenie, więc dłuższe trzymacie go na kolanach w temperaturach powyżej 20 stopni jest mało przyjemne. Warto zwrócić na to uwagę przy zakupie.

2. Telefon

Obecne smartphony dają nieskończone możliwości. Oprócz dzwonienia mam zainstalowaną większość aplikacji wspomnianych niżej. Mogę więc czatować, dzwonić tradycyjnie lub przez Skype/WhatsApp, sprawdzać czy żadne pilne maile nie wymagają mojej natychmiastowej uwagi. Oczywiście piszę też bardzo krótkie maile, słucham audiobooków, czytam zapisane wcześniej artykuły, robię krótkie notatki.

3. Ładowarka i kable

Konieczna jest ładowarka do telefonu do gniazdka, polecam taką na kabel USB. Kabel USB pozwala też na ładowanie z laptopa i kopiowanie plików, zdjęć i audiobooków. Na moich wyjazdach najczęściej wypożyczamy auto do zwiedzania, więc zabieram też ładowarkę samochodową na USB. Polecam też ładowarki z dwoma wyjściami USB, dzięki czemu można ładować 2 urządzenia, a gniazdek w hotelach czy restauracjach najczęściej brakuje.

4. Słuchawki z mikrofonem

Są niezbędne, bo pozwalają skupić się w miejscach publicznych, ale też podczas rozmów mam ręce wolne do notowania. Te tradycyjne, z kabelkiem nie wymagają ładowania, więc są praktyczniejsze, choć oczywiście zawsze poplątane. Czasami pojawia się problem jeśli mam urządzenia różnych producentów, bo firmowe słuchawki Samsunga, mogą nie działać na tablecie Asusa (ostatnio nie działał mi mikrofon). Warto sprawdzić zgodność wcześniej.

5. Tablet

Ten sprzęt nie jest mi konieczny, ale wyjeżdżam z żoną i córkami, więc przydaje się, kiedy więcej niż jedna osoba chce skorzystać. Dodatkowo na tablecie łatwiej czytać e-booki, pisać nieco dłuższe maile, publikować posty w mediach społecznościowych (używam LinkedIn, Facebook i od niedawna Instagram) niż na telefonie. Bateria długo działa, więc kilka godzin bez ładowania daje dużą swobodę, kiedy cały dzień kręcę się między plażą i zwiedzaniem, i dopiero wieczorem mam możliwość podłączenia się do internetu.

Software

1. Gmail Offline app

Oprócz dostępu do skrzynki w przeglądarce, bardzo ułatwia mi pracę aplikacja skrzynki offline. Umożliwia pisanie maili, także z załącznikami i wysyłania ich kiedy w końcu dopadnę internet. Aplikacja nie powala funkcjonalnościami, nie ma w niej kalendarza ani kontaktów, ale działa.

2. Evernote

Jedno z najpopularniejszych narzędzi do gromadzenia notatek. Można w nim zbierać swoje zapiski, udostępniać je innym, ma nawet prosty czat. Pozwala na notatki tekstowe, głosowe, check listy, zapisywanie stron www, które później można czytać offline. Synchronizuje się między laptopem i telefonem, dzięki czemu jak zapiszę genialny (w mojej opinii) pomysł na plaży, to nie muszę go przepisywać w domu.

Przydaje się do zapisywania pomysłów, pytań, list zakupów, draftów artykułów lub ofert.

3. Dropbox/ Google Drive

Ważne dla mnie jest, żeby mieć dostęp do plików lub ich wymiany z zespołem i czasami klientami. Świetnie sprawdzają się Dropbox i GDrive. Dropbox ma tą przewagę, że daje dostęp do plików także offline. Aby w GDrive otworzyć plik w formacie Google potrzebny jest dostęp do internetu. Dlatego trzeba uważać na format przy tworzeniu nowych plików. Natomiast GDrive posiada funkcję pracy na dokumencie i komentarzy kilku osób na raz, co przydaje się przy wymianie pomysłów, opiniowaniu lub notowania podczas spotkań.

4. Skype/ Facebook Messanger/ Hangouts/ WhatsApp

Dostępnych jest wiele narzędzi pozwalających na komunikację tekstową, audio lub wideo. Ja korzystam ze Skype, Google Hangouts i WhatsApp. Nie raz miałem okazję prowadzić coaching lub negocjować z klientem siedząc pod palmą lub przy basenie. Skype i WhatsApp dobrze sprawdzają się też do dzwonienia na numery telefonów. WhatsApp ma też ciekawą opcję nagrywania wiadomości głosowej, więc jeśli mój rozmówca jest niedostępny, mogę nagrać to, co chciałem powiedzieć. Kiedy znowu się podłączę mogę odsłuchać odpowiedź. Skype w darmowej wersji ma ograniczenie do dwóch rozmówców jednocześnie, Hangouts nie ma takiego ograniczenia i pozwala na organizowanie tele/wideokonferencji w większej grupie osób. Ograniczeniem Hangouts dla niektórych może być wymóg posiadania konta usług Google. Facebook Messenger służy mi tylko jako czat. We wszystkich tych aplikacjach można pisać offline i wiadomości są automatycznie wysyłane kiedy podłączymy się do internetu.

5. Doodle

Przyspiesza umawianie spotkań i rozmów, szczególnie przy większej liczbie uczestników. Mogę zaproponować kilka terminów, a zaproszeni głosują na pasujące im. Unikam dzięki temu długiej wymiany maili typu: mi nie pasuje, mam wtedy spotkanie, będę na szkoleniu, a komu pasuje w środę.

6. Teamviewer

Rzadko, ale czasami pojawiają się problemy z laptopem. Jestem mało techniczny, więc w takich momentach przydaje się Teamviewer. Taki banalny, a pozwala na zdalny dostęp do mojego komputera osobie, której udostępnię ID i hasło. Mogę wtedy patrzeć w spokoju jak fachowiec z Polski grzebie w ustawieniach i naprawia to, co często ja zepsułem.

7. Notatnik offline

To taka zapomniana przez wielu aplikacja, czyli notes i długopis :)

Szczególnie jeśli pracuję koncepcyjnie lub przygotowuję szkic (strategii, produktu, szkolenia, oferty, artykuły, itp.) lubię rozrysować go na kartce. Dopiero po kreśleniu, bazgraniu i dojściu do satysfakcjonującej mnie wersji, przenoszę ją do wersji elektronicznej.

 

Dodatkowo, w zależności od tego z kim pracuję

8. Slack

Komunikacja z klientem i klastrem, którzy używają narzędzia do komunikacji w swoich organizacjach. W intensywnych projektach dłuższa przerwa w podłączeniu się mogłaby spowodować zgubienie wątków dyskusji.

9. Trello

Planowanie i przydzielanie zadań, monitorowanie postępów, komentowanie, dodawanie załączników. Aplikacja sprawdziła się w małych projektach i przy stałym dostępie do internetu. Tu oczywiście jest wiele innych narzędzi do zarządzania zadaniami lub projektami, więc możecie wybrać pasujące Wam najbardziej.

 

Które z wymienionych lub innych narzędzi używacie do swojej pracy zdalnej?