W każdej dynamicznej organizacji napotykanie na wyzwania i przeciwności jest normalne i nieuniknione. Ale jeśli zauważasz, że Twój zespół niechętnie angażuje się w rozmowy dotyczące tych trudnych tematów, jest to niepokojący sygnał. Jakie są najczęstsze przyczyny, przez które Twój zespół unika otwartego mówienia o problemach? Przyjrzyjmy się im.

Strach przed konsekwencjami

Jednym z najczęstszych powodów, dla których członkowie zespołu mogą wahać się przed mówieniem o problemach, jest strach przed negatywnymi konsekwencjami. Mogą obawiać się krytyki, nagany lub poważnych konsekwencji służbowych. U jednego z naszych klientów usłyszeliśmy o „polowaniu na czarownice”. Objawiało się ono tym, że po zauważeniu błędów lub problemów, menedżerowie najpierw szukali winnych i oczywiście najlepiej, jeśli to był ktoś nie z ich zespołu. Dopiero po tym, zabierali się za szukanie rozwiązań.
Aby przezwyciężyć ten strach, kluczowe jest budowanie środowiska pracy, w którym członkowie zespołu czują się bezpiecznie, wyrażając swoje opinie. Warto zapewniać swoich pracowników, że rozmawianie o problemach jest okazją do nauki i doskonalenia całego zespołu.

Brak zaufania i otwartej komunikacji

Zaufanie jest podstawą skutecznej komunikacji i rozwiązywania problemów. Gdy członkowie zespołu nie ufają swoim liderom lub sobie nawzajem, jest mniej prawdopodobne, że będą mówić o kwestiach, które postrzegają jako ryzykowne lub kontrowersyjne. Dodatkowo, jeśli pracownicy nie czują, że ich opinie i spostrzeżenia są ważne oraz brane pod uwagę, mogą unikać dzielenia się trudnościami. Budowanie zaufania wymaga od liderów przejrzystości, konsekwencji i wsparcia. Regularne ćwiczenia z komunikacji i otwarte dyskusje mogą pomóc w budowaniu zaufania wśród członków zespołu.

Obawa przed konfliktem

Obawa przed konfliktem to kolejna przyczyna, dla których pracownicy unikają rozmów o problemach. Wyobraźmy sobie sytuację, w której jeden z pracowników ma poważne zastrzeżenia do sposobu pracy swojego kolegi. Obawia się jednak, że wyrażenie tych zastrzeżeń może doprowadzić do popsucia atmosfery i konfliktów w pracy, dlatego woli przemilczeć sprawę. I jak to się zwykle kończy? Atmosfera i tak się psuje, narastają frustracje, ostatecznie zespół przestaje w ogóle ze sobą rozmawiać, a współpraca staje się niemożliwa. Unikanie konfliktu może prowadzić do poważnych problemów zespołu, które będą trudniejsze do rozwiązania niż otwarta rozmowa o nich. Dlatego warto promować kulturę otwartości, w której konstruktywny konflikt jest widziany jako szansa do rozwoju.

Brak odpowiednich narzędzi i umiejętności

Niektóre zespoły mogą unikać rozmów o problemach ze względu na to, że zwyczajnie nie wiedzą, jak taką rozmowę zacząć lub poprowadzić do końca. Często wynika to z różnych osobowości i stylów komunikacji członków zespołu – niektórzy mogą być z natury ekstrawertyczni i otwarcie wyrażać swoje obawy, podczas gdy inni są introwertykami, którym rozpoczęcie niekomfortowej rozmowy sprawia więcej trudności. Wspomniane różnice nie są przeszkodą, ale szansą na bogatsze dyskusje. Ważne jest zapewnienie pracownikom narzędzi i umiejętności umożliwiających im łatwe zgłaszanie i rozwiązywanie problemów.

Brak zaangażowania

Członkowie zespołu mogą być również niechętni do omawiania problemów, jeśli czują się niezaangażowani lub oderwani od swojej pracy. Według raportu Gallupa State of the Global Workplace tylko 15% pracowników na całym świecie jest zaangażowanych w pracę. Brak zaangażowania może prowadzić do braku motywacji i niechęci do rozwiązywania problemów. Aby temu przeciwdziałać, menedżerowie powinni skupić się na tworzeniu pozytywnego środowiska pracy, zapewnianiu możliwości wzrostu i rozwoju oraz zachęcaniu do aktywnego uczestnictwa w życiu organizacji.

Rozwiązania – co możesz zrobić dla swojego zespołu jako lider/ka?

1. Zrozumienie, że konflikty są naturalne: Przede wszystkim warto przekazać zespołowi, że konflikty to nieunikniona część współpracy. Ważne jest, aby ludzie rozumieli, że nie wszystkie konflikty muszą nieść ze sobą negatywne skutki. Często mogą one prowadzić do lepszego zrozumienia odmiennych punktów widzenia i innowacyjnych rozwiązań.
2. Kultura otwartej komunikacji: Warto inwestować w budowanie takiej kultury pracy, w której każdy pracownik czuje się komfortowo, dzieląc się swoimi obawami i problemami. Promowanie szacunku, empatii, akceptacji różnorodności opinii oraz przyznawanie się lidera do swoich błędów może znacząco poprawić otwartość na rozmowy, także te trudne.
3. Szkolenia z komunikacji: Organizowanie szkoleń z zakresu komunikacji, rozwiązywania konfliktów oraz asertywności może pomóc pracownikom w prowadzeniu skuteczniejszych rozmów na temat problemów. Czasami nawet jedna zdobyta technika, konsekwentnie stosowana na co dzień, pozytywnie wpływa na funkcjonowanie całego zespołu.
4. Zapewnienie wsparcia: Liderzy zespołów powinni być przykładem w kwestii otwartej komunikacji i aktywnego słuchania. Wsparcie ze strony kierownictwa jest niezbędne, aby stworzyć klimat zaufania. Lider powinien nie tylko słuchać, ale także aktywnie pomagać w rozwiązywaniu problemów. To może obejmować zapewnianie wsparcia w poszukiwaniu rozwiązań, udzielanie konkretnych rad lub mobilizowanie zespołu do wspólnego działania. Liderzy mogą również pomóc w ustaleniu priorytetów i określeniu, jakie kroki są konieczne do rozwiązania danego problemu.
5. Ustanowienie procedur rozwiązywania problemów: Wdrożenie klarownych procedur i narzędzi do zgłaszania oraz rozwiązywania problemów może znacząco pomóc w ich przeciwdziałaniu chaosowi i dezorganizacji. Mogą być to regularne zespołowe sesje feedbackowe, spotkania 1:1  lub badania samopoczucia zespołu. Niezależnie od wybranej formy, najważniejsze, aby problemy były zgłaszane na bieżąco, tak by móc odpowiednio szybko na nie zareagować.

Otwarte rozmawianie o problemach to cecha dojrzałego i silnego zespołu. Aby stworzyć bezpieczną przestrzeń do rozmów i zgłaszania wszelkich obaw, konieczne jest wyeliminowanie podstawowych przyczyn, przez które zespoły niechętnie otwierają się na dialog o trudnościach. Wspierając kulturę bezpieczeństwa psychologicznego, budując zaufanie, zajmując się kwestią braku zaangażowania i dając umiejętności komunikacyjne pracownikom, możesz stworzyć zespół, który nie tylko chętnie, ale wręcz z zapałem dyskutuje i wspólnie rozwiązuje problemy.