To nie był zwykły urlop, podczas każdego zimowania (odpowiednio ponad 5, 5 i 7 tygodni) prowadziłem dalej Active Strategy. Dziś chcę podzielić się moimi doświadczeniami z tych wyjazdów. Pewnie nie jest to odkrycie Ameryki, ale mam nadzieję, że pomoże Wam zwiększyć efektywność pracy na odległość.
1. Mam rozproszony zespół – każdy pracuje ze swojego biura/ domu lub u klienta. Nawet jak jestem w Polsce rzadko spotykamy się w całym gronie, więc od początku firmy praca zdalna to nasza codzienność.
2. Podczas zimowania pracuję średnio 2-6 godzin dziennie, w tym rzadko więcej niż 2h ciągiem. Podczas pracy w Polsce pracuję z domu, pociągu, co-workingu lub u klienta.
3. Zarówno na Fuertaventurze jak i Gran Canarii trudno było o szybki internet, nie zawsze był dostępny w apartamencie czy nawet kompleksie, a jak był to rzadko stabilny. Wymagało to często pracy offline i spaceru do najbliższego WiFi lub HotSpot.
Czego, przy tych warunkach, używam do pracy?
Sprzęt
Przyznam, nie znam się za bardzo na szczegółach, korzystamy z usług firmy od bezpieczeństwa sprzętu. W naszym przypadku nie mamy zbyt wielu poufnych danych, jednak dbamy o ich bezpieczeństwo. Laptopy i telefony są zaszyfrowane, systematycznie zmieniamy hasła. Do tego dochodzą odpowiednie umowy o ochronie danych osobowych i poufnych, o warunkach wynoszenia danych poza biuro, dostęp dla IP/ VPN z poza firmy.
Konfiguracja zależy od preferencje i wymogów pracy. Od wielu lat wolę małe i lekkie (14") - mniej noszenia, łatwiej zapakować w mały plecak. Wbudowana kamera bardzo przydaje się przy wideokonferencjach. Wbudowany mikrofon używam tylko w ostateczności, bo pisanie na klawiaturze i wiatraczek chłodzenia są mocno słyszalne dla drugiej strony. Zawsze mam słuchawki z mikrofonem, zwykłe do telefonu. Bateria powinna pozwalać na pracę bez ładowania min. 3h z dużą jasnością ekranu (przy pracy w słońcu). Obecnie mam model, który ma mało wydajne chłodzenie, więc dłuższe trzymacie go na kolanach w temperaturach powyżej 20 stopni jest mało przyjemne. Warto zwrócić na to uwagę przy zakupie.
Obecne smartphony dają nieskończone możliwości. Oprócz dzwonienia mam zainstalowaną większość aplikacji wspomnianych niżej. Mogę więc czatować, dzwonić tradycyjnie lub przez Skype/WhatsApp, sprawdzać czy żadne pilne maile nie wymagają mojej natychmiastowej uwagi. Oczywiście piszę też bardzo krótkie maile, słucham audiobooków, czytam zapisane wcześniej artykuły, robię krótkie notatki.
Konieczna jest ładowarka do telefonu do gniazdka, polecam taką na kabel USB. Kabel USB pozwala też na ładowanie z laptopa i kopiowanie plików, zdjęć i audiobooków. Na moich wyjazdach najczęściej wypożyczamy auto do zwiedzania, więc zabieram też ładowarkę samochodową na USB. Polecam też ładowarki z dwoma wyjściami USB, dzięki czemu można ładować 2 urządzenia, a gniazdek w hotelach czy restauracjach najczęściej brakuje.
Są niezbędne, bo pozwalają skupić się w miejscach publicznych i przy dzieciach. Są konieczne do tele i wideokonferencji, powodują mniej szumów, dzięki czemu rozmowa jest dla wszystkich łatwiejsza. Te tradycyjne, z kabelkiem nie wymagają ładowania, więc są praktyczniejsze (choć oczywiście zawsze poplątane). Czasami pojawia się problem jeśli mam urządzenia różnych producentów, bo firmowe słuchawki Samsunga, mogą nie działać na tablecie Asusa (ostatnio nie działał mi mikrofon). Warto sprawdzić zgodność wcześniej.
Ten sprzęt nie jest mi konieczny, ale wyjeżdżam z żoną i dziećmi, więc przydaje się, kiedy więcej niż jedna osoba chce skorzystać. Dodatkowo na tablecie łatwiej czytać e-booki, pisać nieco dłuższe maile, publikować posty w mediach społecznościowych (używam LinkedIn, Facebook i od niedawna Instagram) niż na telefonie. Bateria długo działa, więc kilka godzin bez ładowania daje dużą swobodę, kiedy cały dzień kręcę się między plażą i zwiedzaniem, i dopiero wieczorem mam możliwość podłączenia się do internetu.
Software
Oprócz dostępu do skrzynki w przeglądarce, bardzo ułatwia mi pracę aplikacja skrzynki offline. Umożliwia pisanie maili, także z załącznikami i wysyłania ich kiedy w końcu dopadnę internet. Aplikacja nie powala funkcjonalnościami, nie ma w niej kalendarza ani kontaktów, ale działa.
Używamy Slacka do komunikacji wewnętrznej. Przy tym ograniczamy użycie e-maila raczej do komunikacji zewnętrznej. Założyliśmy osobne kanały do różnych tematów, ale też większych projektów. Są oczywiście inne platformy.
Dostępnych jest wiele narzędzi pozwalających na komunikację tekstową, audio lub wideo, np. Hangouts/ Google Meet, WhatsApp, Skype, Zoom, Microsoft Teams, Webex. My używamy Google Hangouts i WhatsApp, ale też, w zależności od klienta, Skype i Zoom. Nie raz miałem okazję prowadzić coaching lub negocjować z klientem siedząc pod palmą lub przy basenie. Skype i WhatsApp dobrze sprawdzają się też do dzwonienia na zagraniczne numery telefonów. WhatsApp ma też ciekawą opcję nagrywania wiadomości głosowej, więc jeśli mój rozmówca jest niedostępny, mogę nagrać to, co chciałem powiedzieć. Kiedy znowu się podłączę mogę odsłuchać odpowiedź. Ograniczeniem Hangouts dla niektórych może być wymóg posiadania konta usług Google. W większości tych aplikacji można pisać offline i wiadomości są automatycznie wysyłane kiedy podłączymy się do internetu.
Planowanie i przydzielanie zadań, monitorowanie postępów, komentowanie, dodawanie załączników. Najbardziej znane aplikacje to Asana, Trello, Jira, Confluence. W Active Strategy używamy Asana. Była stosunkowo łatwa we wdrożeniu - wystarczyło założyć konta, krótkie szkolenie dla zespołu i mogliśmy zacząć z pierwszym projektem pilotażowym. Jeśli nie masz czasu na wdrożenie narzędzia, zacznij od prostego planu pracy w excelu na Google Drive.
Ważne dla mnie jest, żeby mieć dostęp do plików lub ich wymiany z zespołem i czasami klientami. Świetnie sprawdza się Google Drive i awaryjnie Dropbox. Drugi ma tą przewagę, że daje dostęp do plików także offline. Aby w GDrive otworzyć plik w formacie Google potrzebny jest dostęp do internetu. Natomiast GDrive posiada funkcję pracy na dokumencie i komentarzy kilku osób na raz, co przydaje się przy wymianie pomysłów, opiniowaniu lub notowania podczas spotkań. Oba narzędzia mają aplikację mobilną i desktop, co ułatwia szybki dostęp do plików.
Czasami potrzebne jest podpisanie umowy lub zeskanowanie dokumentu (u nas np. list obecności czy ankiet). Do pierwszego są aplikacje podpisu elektronicznego (np. Docusign.com, Autenti.com, Hellosign.com), do drugiego aplikacje mobilne do skanowania telefonem do formatu JPG lub PDF.
Doodle przyspiesza znalezienie optymalnego terminu, szczególnie przy większej liczbie uczestników spotkania. Mogę zaproponować kilka terminów, a zaproszeni głosują na pasujące im. Unikam dzięki temu długiej wymiany maili typu: mi nie pasuje, mam wtedy spotkanie, będę na szkoleniu, a komu pasuje w środę. Calandly ułatwia umawianie spotkań indywidualnych, automatycznie wpisuje je w kalendarz.
Rzadko, ale czasami pojawiają się problemy z laptopem. Jestem mało techniczny, więc w takich momentach przydaje się Teamviewer. Taki banalny, a pozwala na zdalny dostęp do mojego komputera adminowi. Mogę wtedy patrzeć w spokoju jak fachowiec z Polski grzebie w ustawieniach i naprawia to, co często ja zepsułem.
Jedno z najpopularniejszych narzędzi do gromadzenia notatek. Można w nim zbierać swoje zapiski, udostępniać je innym, ma nawet prosty czat. Pozwala na notatki tekstowe, głosowe, check listy, zapisywanie stron www, które później można czytać offline. Synchronizuje się między laptopem i telefonem, dzięki czemu jak zapiszę genialny (w mojej opinii) pomysł na plaży, to nie muszę go przepisywać w domu.
Przydaje się do zapisywania pomysłów, pytań, list zakupów, draftów artykułów lub ofert.
To taka zapomniana przez wielu aplikacja, czyli notes i długopis :)
Szczególnie jeśli pracuję koncepcyjnie lub przygotowuję szkic (strategii, produktu, szkolenia, oferty, artykuły, itp.) lubię rozrysować go na kartce. Dopiero po kreśleniu, bazgraniu i dojściu do satysfakcjonującej mnie wersji, przenoszę ją do wersji elektronicznej.
Które z wymienionych lub innych narzędzi używacie do swojej pracy zdalnej?